Con frecuencia se emplean de manera indistinta (a pesar de que son actividades muy diferentes) expresiones como gestión y planificación de eventos a modo de sinónimos, así que, para evitar malos entendidos, nos propusimos aclarar un poco el tema y salvar la confusión, porque es fundamental que agencias y clientes se comprendan y utilicen el mismo lenguaje.
Lo que necesitás saber
El idioma es una herramienta poderosa, aunque como nos pasa con otras herramientas, también es una oportunidad para hacer despuntar el ocio, y así es que damos por sentados los significados de palabras corrientes sin detenernos a pensar en lo que quieren decir.
Nos proponemos aquí hacer preguntas tan básicas como estimulantes respecto a la organización de acontecimientos especiales como: ¿Qué diferencia hay entre gestión y planificación de eventos? ¿Cuándo se requiere de un diseñador y cuándo de un gerente? ¿Cómo definimos a esta ya no tan nueva industria? ¿Quién necesita a esta gente?
“La organización de eventos es el arte energizante de coreografiar a personas y actividades para crear un espectáculo, una experiencia que motive recuerdos tan gratos como inolvidables.
La organización de eventos consiste en la coordinación de cada detalle en encuentros, reuniones, convenciones, desde los oradores y el lugar de la ejecución, hasta la disposición de materiales impresos y equipos audiovisuales, por ejemplo.
Comienza con la determinación de los objetivos que la entidad patrocinadora quiere alcanzar, y continúa con la selección de ocasionales disertantes, la elaboración de entretenimientos y contenidos para el público, y el ordenamiento del programa de presentación de la información de la manera más conveniente.
Luego es preciso seleccionar el lugar de reunión (si lo hay), prefijar los asistentes objetivos y establecer la logística indispensable para llevarlos con facilidad hasta el sitio elegido.
La organización de eventos es el arte energizante de coreografiar a personas y actividades para crear un espectáculo, una experiencia que motive recuerdos tan gratos como inolvidables.
Diseñar y producir un evento, ya sea una reunión, un encuentro corporativo, la recaudación de fondos para finalidades diversas, una feria comercial o cualquier otro acontecimiento de cierta proyección social es, en muchos aspectos, comparable al manejo de una representación teatral, una interpretación musical en vivo, o un desfile.
También es el trabajo estresante de organizar eventos en los que deben realizarse múltiples tareas en varias áreas diferentes al mismo tiempo, enfrentarse con fechas límite y coordinar a la perfección las actividades de grupos diversos de personas, en días y horarios irregulares, durante períodos prolongados, mucho antes, durante y después del evento en sí.
Los 2 actores principales en la organización de eventos son:
- El planificador/diseñador de eventos
- El gestor/gerente de eventos
Gestión y planificación de eventos: quién es quién
Existen demasiadas voces un tanto imprecisas en materia de organización integral de eventos, ideas y palabras que pueden interpretarse de diferentes maneras, o no comprenderse en absoluto.
La expresión “evento”, en sí misma, es confusa, puede significar cualquier cosa, ya sea una fiesta, un acontecimiento deportivo, un hecho inesperado, fortuito; y entonces estamos en problemas.
Gestión y planificación de eventos no son la misma cosa: si bien los conjuntos de habilidades necesarias para desarrollar estas dos funciones esenciales se superponen casi siempre, se trata de actividades muy distintas.
A veces, quienes negocian con los clientes creen que éstos demandan un administrador de eventos, cuando lo que en verdad buscan es un diseñador, alguien capaz de concebir, proyectar, desarrollar y plasmar la idea global, para luego llevarla a los hechos.
Otro tanto sucede con los clientes que tienen la impresión de que todos quienes gerencian eventos manejan la planificación, lo que a menudo es un grave error.
Es entonces imperioso aclarar las ambigüedades, porque es importante que todos los implicados tengan la misma comprensión del papel que cada uno desempeña.
Como queda dicho, una de las mayores desinteligencias se relaciona con los conceptos de planificación versus gestión, ya que las personas no entienden muy bien la diferencia entre un diseñador (planner) y un coordinador (manager) de eventos.
En términos generales, el planificador toma decisiones críticas sobre el concepto y las metas del evento.
El gestor de eventos, por otro lado, es responsable de asegurarse de que se ejecuten todos los detalles y de que cada proveedor se presente a tiempo y se desempeñe apropiadamente.
Antes de profundizar en estas nociones, veamos ejemplos comparativos sencillos para que entender las diferencias se haga más llevadero.
El planificador de un evento es aquel que selecciona el tema general (el concepto) y decide la imagen formal global a transmitir, el contenido, la trama, la manera como habrá de desenvolverse, es decir, concibe el plan maestro para conseguir los objetivos deseados.
El gestor, en cambio, efectúa la búsqueda y reserva del sitio físico donde tendrá lugar, coordina los contratos con los proveedores externos y organiza al personal afectado en todas las órbitas, garantiza el funcionamiento correcto y el curso previsto, maneja todos los aspectos operativos que giran alrededor de la ejecución, en otras palabras, gerencia el evento.
El gestor: Hacer que todo funcione
Cada tipo de evento se compone de numerosas partes que encajan como piezas de un rompecabezas, y al final se unen para crear un todo armonioso.
Los eventos exitosos se arman con todas esas partes que se unen en el momento y el lugar correctos, sin problemas ni conflictos, de manera eficiente y de acuerdo con un plan cuidadoso, proceso que se denomina gestión.
“Trabajar en la coordinación brinda la base más sólida para sostener el papel del planificador de eventos: un buen gestor, fuerte y ordenado, vale su peso en oro para quien diseña el evento.
La gestión implica crear, coordinar y manejar de manera integral los diferentes componentes de un evento, así como los equipos de personas responsables de cada aspecto o matiz.
Todo futuro planificador debería contar con un trampolín en su carrera, que se logra con varios años de trabajo como gestor de eventos, ya que este ejercicio le proporciona las herramientas esenciales para la concepción de la mecánica de funcionamiento.
El trabajo del gestor no es limitado ni de menor jerarquía: antes bien, él es el ejecutivo de los eventos, quien materializa, quien cristaliza las ideas del diseñador del plan, el integrante sin el cual no hay evento posible; y hay muchas oportunidades en las que las tareas deben distribuirse entre más de un gestor por la complejidad propia del evento.
Una vez que el planificador ha determinado la visión general del evento, el gestor interviene para hacerlo realidad, buscar sitios, proveedores, organiza el desarrollo temporal completo (desde la decisión inicial hasta mucho después de que haya pasado el evento), asigna fechas de entrega y maneja todas las tareas logísticas.
Un gestor no se involucra con el diseño del evento en sí, pero en cambio está a cargo de la administración de los componentes individuales para garantizar que el evento transcurra como fue pensado, sin problemas, y ante cualquier hecho inesperado, tome un curso siempre favorable.
Para esto debe tener una comprensión plena y cabal de la idea central del cliente y del diseñador y así poder atender a todas sus necesidades.
Lo ideal es que haya una línea directa de comunicación y supervisión del planificador sobre el coordinador, aunque no tenga características jerárquicas.
La mayoría de los inconvenientes y complicaciones suele presentarse en los momentos previos al comienzo, y durante el desarrollo del evento, razones por las cuales un buen gestor es aquél que se ha organizado con minuciosidad, está enfocado en el evento con todas sus luces, y tiene las facultades de ingenio e improvisación que le permiten sortear con desenvoltura cualquier adversidad.
El gestor tiene la obligación adicional de garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad, salubridad y ordenamiento, de diseñar planes de contingencia ante emergencias fortuitas, de respetar las responsabilidades laborales y administrativas, de obtener los permisos y habilitaciones para la realización, y de monitorear los efectos y consecuencias directos que genera el evento.
Trabajar en la coordinación brinda la base más sólida para sostener el papel del planificador de eventos: un buen gestor, fuerte y ordenado, vale su peso en oro para quien diseña el evento.
El mejor gestor de eventos es aquél que ha construido una red profesional sólida que le permite lidiar con todo tipo de situaciones; que conoce y tiene la confianza de cada facilitador y de cada solucionador, pero al mismo tiempo goza de una excelente reputación ante su demanda, es decir, los clientes y los planificadores de eventos.
El planificador: Tener un proyecto
Todos los eventos –desde un cumpleaños, una boda o una fiesta recurrente hasta una celebración histórica, un lanzamiento o una gran reunión corporativa– comienzan con algún tipo de plan más o menos robusto.
Convertirse en un planificador de eventos requiere conocimientos, habilidad y responsabilidad para asegurar la satisfacción total del cliente (lo que incluye además a cada invitado) al punto de conseguir la identificación absoluta: el evento distingue al cliente.
“La misión trascendental del planificador es diseñar cada evento de modo que sorprenda y gratifique al cliente por sobre sus expectativas y se convierta en una experiencia memorable, única, distinta y destacada.
Un planificador trabaja en relación directa con los clientes para determinar su visión, exponer sus necesidades y asignar presupuestos.
Por ejemplo, si se trata de la presentación de un producto, el planificador de eventos puede discutir el tono previsto para la difusión, los detalles de la ambientación, el nivel de formalidad, la cantidad e identidad de los invitados, las presencias especiales y la calidad del catering.
La misión trascendental del planificador es diseñar cada evento de modo que sorprenda y gratifique al cliente por sobre sus expectativas y se convierta en una experiencia memorable, única, distinta y destacada.
La planificación supone un sinnúmero de tareas y de papeles que pueden ir desde el planificador de eventos propiamente dicho –event planner– al planificador de reuniones, al coordinador de contenidos y temas, el planificador de convenciones o el productor de eventos, sólo por nombrar algunos tipos de funciones.
La lista crece todo el tiempo y parece hacerse interminable, porque las funciones se amplían y diversifican al ritmo de la variación en la naturaleza de los eventos.
Si bien la multiplicación de las fuentes trabajo siempre se presenta como algo bueno, la gama de ocupaciones que se requiere para la planificación de eventos puede volverse un tema frustrante para los clientes (y aun para los mismos profesionales que los brindan) que no alcanzan a comprender la naturaleza de los servicios ofrecidos.
Los clientes que contratan planificadores lo hacen para imaginar vívidamente todos los aspectos, la previa, los detalles mínimos, el desarrollo de la acción, los momentos culminantes, el desenlace, y para prever cómo lucirá ese evento a los ojos de su público, de la competencia y del entorno social.
Claro que la frutilla del postre siempre dependerá del maestro repostero, y es aquí donde un planificador de eventos sobresaliente siempre deberá apoyarse en un gestor acreditado capaz de consumar sus ideas a la perfección.
La planificación de eventos discurre desde las primeras etapas del concepto y continúa hasta la consumación del evento real, luego auditado y revisado para evaluar su efectividad.
Los buenos planificadores de eventos estudian todos los detalles y manejan todos los elementos de seguimiento, aún transcurrido mucho tiempo desde la finalización del evento.
La unión hace la fuerza
Los planificadores y los gestores de eventos, aunque pueden desenvolverse por separado y ofrecer servicios divergentes o superpuestos, deben trabajar siempre en sinergia.
La definición de funciones es un desafío constante porque, además de la relación estrecha entre ambas categorías, las responsabilidades a menudo se solapan.
“Los organizadores de eventos planifican y ejecutar reuniones de empresas a cualquier escala, espectáculos públicos y privados, celebraciones oficiales o eventos especiales, pero también bodas, aniversarios, encuentros deportivos, presentaciones de productos y servicios, inauguraciones, lanzamientos, convenciones, encuentros de capacitación, grandes y pequeñas fiestas.
En muchas oportunidades, los planificadores de eventos pueden ofrecer servicios de gestión de eventos, y los gestores de eventos también pueden trabajar en la planificación: todo depende de la capacidad y los recursos del planificador o del gestor, de la magnitud, del lugar y del evento en sí mismo.
Es muy importante, tanto desde la perspectiva de los prestadores como desde el punto de vista de los clientes, comprender las diferencias entre las dos funciones y determinar qué servicios brindará cada uno, cuáles serán los ámbitos de injerencia y qué responsabilidades se asumirán por separado.
El campo de acción en la organización de eventos –que se centra en las experiencias de los invitados– es cada día más vasto, complejo y cambiante, evoluciona con las preferencias de los públicos y la disponibilidad de nuevos recursos más eficaces y sorprendentes, y se proyecta como una actividad crecientemente más frecuente.
La organización de eventos comporta la creación y el desarrollo de eventos a distintas escalas, que pueden incluir reuniones, conferencias, convenciones, cursos, debates, conciertos, ferias, festivales y encuentros masivos.
Acontecimientos que en el pasado quedaban librados a la buena voluntad, a la improvisación, al manejo doméstico o a la contratación de servicios corrientes estandarizados, hoy son objetos de una planificación y gerenciamiento cuidados.
La identificación y captación del público objetivo, la formulación del concepto o idea-fuerza del evento, la planificación de la logística general y la gestión del proyecto en su conjunto son las claves del resultado final.
Los organizadores de eventos planifican y ejecutan reuniones de empresas a cualquier escala, espectáculos públicos y privados, celebraciones oficiales o eventos especiales, pero también bodas, aniversarios, encuentros deportivos, presentaciones de productos y servicios, inauguraciones, lanzamientos, convenciones, encuentros de capacitación, grandes y pequeñas fiestas que sacan provecho de los beneficios de la sistematización ordenada.
El organizador de eventos ideal
Ya sea en la planificación como en la gestión de eventos, el arte de la organización es crucial: demanda conocimientos, experiencia, habilidades, intuición, disponibilidad de recursos materiales y humanos de excelencia, capacidad de adecuación, creatividad e innovación.
Los eventos –la palabra lo dice– son experiencias excepcionales que deben lucir ante los públicos como hechos notables, originales, sorprendentes, distintivos, incomparables; y para ello se exige un vasto ejercicio de las relaciones públicas e institucionales, unido a una destreza singular en la comunicación interpersonal.
En la selección de la entidad ejecutora, el reconocimiento que da la trayectoria empresarial y personal del organizador, su integridad, su solvencia, su dignidad, su prestigio, en definitiva, su reputación, es el conjunto de atributos que inclina la balanza en su favor.
Antes que en cualquier otra ventaja competitiva, el cliente pone su atención en la nombradía de quien será depositario de su crédito y estima para la organización de esa experiencia –única– que es El Evento, con mayúsculas.
Coreografía es una palabra proveniente de las voces griegas χορος | κορεια (kóros | koreia, danza) y γραφή (grafi, escritura), acuñada por el francés Raoul Auger Feuillet para el título de su libro de 1701 “La Chorégraphie ou l’Art d’escrire la danse par caractères, figures et signes demonstratifs” (La Coreografía o el Arte de escribir la danza por caracteres, figuras y signos demostrativos).
El arte de componer estructuras en las que se diseña la forma en que se suceden los movimientos precisos que deben ejecutar los bailarines –que comienza por la elección de la música capaz de comunicar el tema de la obra, continúa con el establecimiento de los pasos básicos y el trazado de las secuencias, y culmina con la ejecución (que debe dejar espacio a la posibilidad de la improvisación que identifica a los intérpretes)– puede asimilarse con claridad al trabajo del organizador de eventos.
