La planificación de eventos –event planning– es quizás (junto con la realización de espectáculos, la hotelería, los viajes y el turismo) una de las actividades más golpeadas por la nueva realidad de la pandemia de COVID-19. El mundo entero ha tenido que reinventarse, modificar conductas y costumbres ancestrales para enfrentar a una cadena de eventos imprevisibles. La naturaleza precavida y meticulosa de event planners desarrollada por Veronese Eventos nos dio ventajas relativas para asumir la paradoja de una gestión innovadora.
Estrategias eventuales
Como organización enfocada en la organización de eventos debemos decir que la profunda crisis que la pandemia ocasionó sobre la actividad tiene para Veronese Eventos valores contrapuestos.
— Por una parte, la clausura extrema y la suspensión total de los eventos de cualquier tipo significó una contracción brutal que nos llevó a una parálisis completa; de la noche a la mañana se extinguió sin más nuestra fuente de trabajo profesional y entramos en obsolescencia franca.
— Por otro lado, en virtud de las características propias de nuestras tareas, que requieren de una organización severa y robusta, nos vimos enfrentados a aquello para lo que nos hemos preparado desde siempre.
“La contingencia, las incidencias circunstanciales, las sobredosis de incertidumbre, las emergencias, las alternativas vacilantes, los vaivenes, los cambios de rumbo sobre la marcha, son para nosotros la materia prima a la que damos forma.
Tanto en lo que hace a Publicidad Integral, como al área particular de la Organización de Eventos, sabemos que más temprano o más tarde ocurrirá una contingencia de características variadas y alcances inciertos.
El paso inicial que debemos dar, en todos los casos, implica 3 acciones imprescindibles:
- Identificar los riesgos del futuro,
- Adelantarnos a problemas que aún no se han presentado,
- Elaborar planes y alternativas para capear a las crisis eventuales.
Tenemos las herramientas, manejamos los procedimientos, dominamos la metodología, y sin embargo hay eventos que no podemos prevenir.
Ninguna de las conjeturas que hacíamos sobre el final de 2019 contemplaba siquiera una aproximación a lo que estaba por ocurrir.
No la vimos venir.
Eventos imprevisibles en el año nuevo
Inauguramos 2020 con un optimismo sólo menguado por la crisis que recorría al país y la incertidumbre propia del cambio de gobierno acontecido en diciembre de 2019.
Las noticias del mundo eran historias cargadas de información, pero lejanas, se sucedían del otro lado del planeta, mientras los argentinos transcurríamos un verano relativamente benigno en este confín apartado del Cono Sur.
Trabajábamos al ritmo habitual de la estación –media máquina– con la vista enfocada en marzo, cuando despierta la actividad al cabo de la siesta trimestral que es tradición sólo entre nosotros.
En Santa Fe, fuera del bochorno acostumbrado, lo más relevante eran los vaivenes por la realización de la edición 32 del Festival Folclórico de Guadalupe, que acabó por concretarse en una versión reducida de 2 días.
El impasible verano 2020 allá afuera
El “escándalo” más resonante de enero de 2020 era el delivery de un lechón –luego se aclararía que era un cordero– arrojado desde un helicóptero a la piscina del empresario Federico Álvarez Castillo en la localidad uruguaya de José Ignacio.
En el invierno boreal, el terremoto geopolítico engendrado por Donald Trump (más tarde sometido a un intento de juicio político por otras razones) en Medio Oriente, con el asesinato de Qassem Soleimani y las reacciones de Irán, acontecían para nosotros como en un sueño.
Los vastos e incontrolables incendios en Australia eran una tragedia humanitaria que no incidía sobre nuestro letargo.
Aquí abajo, el país fue conmovido por la muerte del joven Fernando Báez Sosa en Villa Gesell, como consecuencia del “ataque en manada” de un grupo de integrantes de un club de rugby de Zárate, lo que generó un debate agudo en la sociedad.
[Dato curioso: el uso de la palabra manada –propio de las referencias a la animalidad– se generalizaría a lo largo del año en contextos diversos.]
El helicóptero que trasladaba a Kobe Bryant, ídolo de la NBA, se estrellaba contra la ladera de una montaña en California y morían los 9 ocupantes, entre quienes estaba la propia hija del jugador, para consternación del todo el mundo del básquetbol y del entretenimiento en general.
Una “rara neumonía” afectaba a algunos pobladores de una ciudad de China llamada Wuhan y se decía que ya había traspasado fronteras y ponía en alerta a la Organización Mundial de la Salud.
Al promediar el estío austral, y a 5 meses de la llegada del invierno, ¿en qué podía perturbarnos esa “gripecita”, como la calificaría el presidente brasileño, a nosotros los argentinos, mártires de todos los males?
Una larga cadena de cosas
Marzo nos despertaría de la siesta con el tumulto de las reacciones globales por la extensión de la pandemia y la sospecha de que ya no estábamos libres del riesgo.
Lo que definió a la última semana de febrero, y a las que le siguieron, fueron los sacudones espasmódicos de los mercados de valores de Asia, Europa y América.
En nuestros artículos de entonces “La economía del pánico (I)” y su secuela “La economía del pánico (II)”, dábamos testimonios del cataclismo planetario.
Las alarmas sonaban con fuerza, y comenzábamos a prepararnos con motivada aprehensión.
Quizás los clamores que sonaban más fragorosos en esos últimos días veraniegos eran la exigencia de control de las fronteras (toma de temperatura incluida) y la suspensión de las clases en las escuelas (cuando apenas se inciaba el año lectivo).
Los hechos se precipitarían con una velocidad análoga a la de replicación y transmisión del nuevo coronavirus:
- El 11 de marzo, la Organización Mundial de la Salud (OMS) categorizaba al brote del nuevo coronavirus como pandemia, cuando ya afectaba a 110 países.
- Un día más tarde, el 12, la Argentina ampliaba por decreto la vigencia de la Ley Nº 27.541 de Emergencia Pública –sancionada el 21 de diciembre de 2019– por el período de un año.
- El DNU 297/2020 del 19 de marzo –cuando la OMS informaba de la afectación de 158 países que incluía a toda la Región– ponía a la Argentina en cuarentena y suspendía la realización de “eventos culturales, recreativos, deportivos, religiosos, [y de] otra índole que impliquen la concurrencia de personas”.
Amanecimos el viernes 20 de marzo de 2020 en Aislamiento Social Preventivo Obligatorio (ASPO), con la consigna #QuedateEnCasa como caballito de batalla.
Veronese Eventos, el departamento más dinámico de Veronese Producciones de los últimos años, quedaba en suspenso hasta nuevo aviso.
Veronese Eventos y COVID-19: el desafío
Teníamos casos de COVID-19 en la Argentina, pero también teníamos muertos por la enfermedad, y se desataba una tormenta de incertidumbres.
Habíamos visto la devastación económica y social que asolaba, de repente y sin aviso, de un modo demoledor, a buena parte de los países centrales, donde el caos era notable.
Mientras florecían los sistemas de delivery y las compras llamadas “take away” (literalmente, “para llevar”), los hoteles, las aerolíneas, las agencias de turismo, paralizados por las medidas de aislamiento, se desplomaban sin remedio.
Las calles de las ciudades y pueblos se vaciaron, los medios de transporte público redujeron sus servicios a una prestación ínfima, la circulación se limitó a los trabajadores esenciales.
La reacción en cadena de una serie de eventos imprevisibles nos encendió todas las luces de alerta.
La pregunta consiguiente frente a la crisis en curso fue: ¿qué podemos hacer ya?
Riesgo país
Con la declaración del ASPO, que decretó la cuarentena en todo el territorio nacional a partir de aquel 20 de marzo, se interrumpió de súbito toda posibilidad de realizar eventos públicos y privados por un tiempo indefinido.
Era un acontecimiento adverso por completo que no habíamos previsto –no habríamos podido hacerlo– en nuestro resumen anual al concluir 2019, poco más de 3 meses antes, cuando retozábamos a la espera de un marzo que nunca imaginamos.
“Los eventos imprevisibles son nuestra especialidad, y una historia caracterizada por la resolución satisfactoria es nuestra ventaja competitiva. Aún así, no podemos escapar a los enigmas del azar.
Por momentos, y como consuelo en la adversidad, nos repetíamos con ingenuidad los lugares comunes usuales en momentos desfavorables.
Desde los proverbios religiosos “cuando Dios abre una puerta, cierra una ventana” o “Dios aprieta pero no ahorca”; a los meteorológicos “al mal tiempo, buena cara”, “siempre que llovió, paró” o “esperar a que amaine el temporal”; pasamos por los filosófico-morales “no hay mal que por bien no venga”, “como se va lo bueno, se va lo mano”, “no hay mal que dure 100 años”, o “lo que no te mata, te fortalece”; para terminar en los paganos “hay que desensillar hasta que aclare”, “hay que esperar a que pase el temblor” “a falta de pan…”.
Hasta que, casi sin darnos cuenta, entrevimos que en realidad los conflictos, las contrariedades, los trances complicados, son “el pan nuestro de cada día” como empresa que planifica y organiza eventos.
Si algo tienen los eventos es la “eventualidad” y, porque sabemos de eventos, tenemos el máximo de experiencia en el manejo de la eventualidad.
La contingencia, las incidencias circunstanciales, las sobredosis de incertidumbre, las emergencias, las alternativas vacilantes, los vaivenes, los cambios de rumbo sobre la marcha, son para nosotros la materia prima a la que damos forma.
A jugar nuestro juego con las reglas cambiadas
Los eventos imprevisibles son nuestra especialidad, y una historia caracterizada por la resolución satisfactoria es nuestra ventaja competitiva.
Aún así, no podíamos escapar a los enigmas del azar.
Contábamos con las herramientas –las tradicionales y las novedosas– pero también con el know-how que, con retoques, nos permitiría emerger, imaginábamos.
Era cuestión de tomar la decisión, plantar bandera, arremangarse y poner manos a la obra.
Las dos palabras clave para responder al reto fueron empatía y urgencia.
Teníamos que desarrollar sin demora la capacidad de percibir las experiencias de los demás como si nos pasaran a nosotros para comprender mejor las nuevas tendencias.
Y debíamos actuar de inmediato para neutralizar la escalada del desconcierto y el caos.
Cómo gestionar una (esta) crisis
“Sobre la pandemia, sobre la enfermedad y su propagación, sobre el virus en sí, sabíamos más o menos lo mismo que todos: muy poco muy parecido a casi nada.
Al principio no podíamos prever que la adversidad cobraría las dimensiones que ahora tiene.
Es más: hoy en día no tenemos la menor idea de cómo evolucionarán las cosas de aquí a un mes, un año o una década, y menos que menos, mañana.
Sobre la pandemia, sobre la enfermedad y su propagación, sobre el virus en sí, sabíamos más o menos lo mismo que todos: muy poco muy parecido a casi nada.
Pero ni los expertos –en epidemias, en infecciones, en tratamientos, en vacunas, en manejo de crisis sanitarias– podían hacer predicciones.
Y cuando las hacían, tenían que lidiar con el pesimismo crudo para concientizar, y el optimismo objetivo para estimular contra la depresión.
El consejo de ayer era reemplazado por la sugerencia –a veces contraria y contradictoria– de hoy.
Percibimos que el conflicto más grande y más grave no era la enfermedad en sí, sino la necesidad de contar con una comunicación centralizada, eficaz, certera y eficiente, toda una utopía en un presente arrasado por la desinformación.
Teníamos entonces “2 ases en la manga”, 2 herramientas de trabajo que debíamos aprovechar:
- Nuestras habilidades para gestionar eventos imprevisibles.
- Nuestras capacidades para comunicar.
Por fuera del problema médico-sanitario y su correlación económico-laboral, la pandemia de COVID-19 es un hecho eminentemente social, impregnado en nuestros días por una infección comunicacional sin precedentes.
Había que evaluar el panorama completo, la historia oficial y la historia pública profunda, la que no se muestra fuera de la intimidad.
Relatos del caos
El cambio drástico de las formas de vida cotidianas impulsó a las personas a tratar de encontrar el modo de minimizar los peligros –de enfermarse, de perder el contacto con sus afectos, de menoscabar sus fuentes de ingresos, de quedar al margen– mediante el acceso a la información.
La alteración de las conductas habituales y la adquisición de nuevos comportamientos sumió al Planeta en un desconcierto refractario.
Por desgracia y sin que pueda hablarse de una confabulación orquestada, explotaron por doquier innumerables “fuentes” de desinformación severa que minaron el espacio de la comunicación pública con falsedades disfrazadas de conocimiento.
Cada vez que se produce un acontecimiento que está por fuera de las expectativas habituales, el impacto que provoca es directamente proporcional a su improbabilidad.
Para esas ocasiones inesperadas e imprevisibles, la naturaleza humana urde explicaciones argumentales que, en retrospectiva, encuentran causas palmarias cuyo signos parecen más que notorios a posteriori.
“Cuidado con las falacias en las que suelen caer fácilmente los pensadores indisciplinados, son los verdaderos prismas que distorsionan la naturaleza humana”, profetizaba Sir Francis Bacon hace más de 4 siglos.
Inconsciente colectivo
“Cuidado con las falacias en las que suelen caer fácilmente los pensadores indisciplinados, son los verdaderos prismas que distorsionan la naturaleza humana.
Sir Francis Bacon.
Quizás nada sea más indisciplinado a la hora de pensar que las audiencias masivas.
Si a esto le agregamos que acceden al “conocimiento” de fenómenos complejos que escapan al entendimiento vulgar (y que en la mayoría de los casos, simplemente son imposibles de comprender) la tergiversación consiguiente es abrumadora.
Aunque la anticipación está en el corazón mismo de los actores financieros, y los analistas y estrategas despliegan sus veleidosos gráficos y modelos virtuales, nadie puede prever qué pasará en la Bolsa dentro de 10 minutos.
Los expertos no dominan las causas que impulsan a los mercados a fluctuar, a proyectarse o a caer, por ejemplo, y cualquier explicación que quieran darnos es tan sólo una simplificación equivocada, en parte o por completo.
Al cabo, los jugadores de Bolsa operan todos los días desde hace docenas de décadas, y los noticieros, las revistas, la TV, el cine, nos los muestran con lujo de detalles, puede decirse que los “conocemos” de toda la vida.
Ciencia (e inconsciencia)
Sin embargo, ¿qué proporción de las audiencias globales tenía –o tiene– la más somera noción de lo que es una epidemia a escala global, esto es, una pandemia?
Confundimos COVID-19 (la enfermedad) con SARS-CoV-2 (el virus) con la misma liviana ligereza con la que hablamos de prevención, contagio, infección, cuarentena, vacunación o medicamentos.
Peor todavía, nos sentimos con el derecho y la obligación compulsiva de opinar, calificar, aconsejar, conjeturar, exteriorizar nuestro parecer como si fuese palabra iluminada de la que dependiese el destino universal.
Cuando esa compulsión obsesiva se diversifica y multiplica, reforzada por un abanico temerario de herramientas de intercomunicación, quedamos al borde del colapso.
En mayo de 2020, la Organización de las Naciones Unidas (ONU) lanzó una iniciativa global a la que denominó Verified (Verificado, en castellano), con el objetivo de contrarrestar al terrorismo informativo imperante.
Los resultados de la encomiable Verified están todavía por verse, y no parecen muy alentadores, pero al menos está el intento.
Mientras tanto, había que actuar, teníamos que actuar.
Evaluación pero autoevaluación
De nuestra parte, además de buscar, compilar, depurar y desbrozar el máximo de información fiables dentro el pandemónium de datos como para poder trazar un esbozo del panorama completo, volvimos la mirada hacia adentro.
¿Podíamos conocer, o acaso vislumbrar una sombra del futuro a la luz de nuestro conocimiento previo, eso a lo que llamamos experiencia?
En parte, sabíamos que sí, porque lo cotidiano –valga la reiteración– se repite.
“Las singularidades, ese pequeño número de hechos, tal vez no azarosos, pero improbables, inesperados e impredecibles, fundan y son causa de la evolución humana desde antes de la prehistoria.
Mañana saldrá el sol (aunque no lo veamos), después del domingo llega el lunes, al final de esta oración habrá un punto, y así.
Por otro lado, también éramos conscientes de que los hechos verdaderamente importantes, los que modelan al mundo, son raros e imprevisibles.
Podemos asegurar con relativa certeza que casi toda la historia, el triunfo de ciertas ideas, la dinámica de los hechos, los eventos significativos de la existencia, la mayoría de los descubrimientos, las tecnologías que marcaron vanguardia, son acontecimientos estadísticamente raros.
Las singularidades, ese pequeño número de hechos, tal vez no azarosos, pero improbables, inesperados e impredecibles, fundan y son causa de la evolución humana desde antes de la prehistoria.
Uno de los errores más frecuentes en los que caemos es tratar de explicar –con falacias, como decía Bacon– fenómenos complejos mediante narraciones, historias o relatos simples que figuran relaciones causales donde hay nada más que concurrencias que no guardan correspondencia alguna.
La Agencia experimentó un cambio violento que dispersó fuerzas antes concentradas y sinérgicas.
La razón de ser de Veronese Eventos desaparecía en medio de la noche de la pandemia, y nos evocaba una sensación aciaga.
Nos figurábamos los pensamientos que habrán discurrido por la mente de Joseph Bruce Ismay –el empresario naviero británico que imaginó, proyectó, construyó y se embarcó en el RMS Titanic– durante la cruda madrugada del hundimiento.
¿Era el momento de abandonar el barco, como hizo Ismay cuando ya no quedaba ninguna esperanza?
Plan para conflictos inesperados
Todas aquellas personas y equipos de personas que han dedicado sus esfuerzos a la planificación y concreción de eventos de índole variada saben que una parte fundamental del plan habitual es la gestión de las contingencias.
Por meticulosos que sean los cálculos preliminares, siempre se producen problemas, destiempos, desinteligencias, faltas de sincronismo, carencias, interrupciones, apuros, dilemas, vicisitudes, tropiezos, incidentes, reveses: puede fallar, decía el malogrado Tu Sam.
Las contingencias son crisis repentinas cuya dimensión exacta sólo puede estimarse a posteriori, aunque la urgencia para reconocerlas y reaccionar es imperativa.
Están aquellas que son en mayor medida predecibles, para las cuales los planificadores elaboramos estrategias precisas.
Pero también las hay impredecibles, y esas puede volverse caóticas.
Desorden y desequilibrio
Cuando el orden de un sistema cualquiera se altera, siempre existen fuerzas internas y energías externas que procuran alcanzar un equilibrio: el universo entero progresa hacia el equilibrio cósmico.
Pero, ¿qué sucede con ese sistema perturbado en su normalidad?
Mientras el orden se reorganiza dentro de ciertos límites que le son tolerables dentro de su mayor o menor elasticidad, de algún modo recupera o conserva su naturaleza.
Cuando, en cambio, se trasponen las barreras que envuelven al sistema, cuando se rompe el esqueleto organizativo que lo mantiene andando y en pie, pueden pasar 2 cosas:
- Que el sistema colapse y se derrumbe (que el barco se hunda y así se reestablezca el equilibrio roto por el iceberg).
- Que evolucione hacia una especie de diferente naturaleza que conforme un nuevo equilibrio heterogéneo.
De las pocas certezas que nos quedaban, había una que nos daba un hálito de convicción: no éramos el Titanic de Ismay, el colapso no era una alternativa.
Historia de sobrevivientes
La supervivencia estaba en nuestro ADN, y lo reflejaba una larga historia en la superación de crisis, de la que recortamos las primeras 2 décadas como muestra:
- A 5 años de fundada la Agencia (1985), el país –y a la sazón Veronese Producciones– había atravesado:
- Los alzamientos de Semana Santa de 1987 y el copamiento de La Tablada (1989).
- La debacle de los planes económicos: primero el Austral (1988), luego el Primavera (1989).
- La salida anticipada del gobierno del presidente Raúl Alfonsín.
- La aniquiladora hiperinflación (1989~1990).
- Durante la década de 1990, la estabilidad relativa de la Argentina vino acompañada de:
- Avances tecnológicos globales (informatización de la vida cotidiana, llegada de la telefonía celular, nacimiento de Internet) que obligaron a los anunciantes, a los medios y a las agencias a abrirse a nuevos paradigmas.
- La caída libre de productos, servicios y organizaciones cuyo modelos tradicionales, aún vigentes, pasaron con rapidez a la obsolescencia.
- El primer lustro del siglo 21 nos devolvió a un clima de perturbaciones inéditas, entre las que se destacaron:
- La crisis económica argentina que culminaría en el llamado “Corralito”, la confiscación de los depósitos bancarios y la limitación a las extracciones de las cuentas.
- Los atentados terroristas del 9 de septiembre de 2001 en EE.UU., que desembocarían en múltiples contiendas de Medio Oriente de las que las intervenciones en Irak y Afganistán serían de un modo u otro disparadoras.
- Los dramáticos hechos de diciembre de 2001 en la Argentina, que condujeron a la renuncia del presidente de la Nación Fernando de la Rúa, sucedido por un rosario de presidentes interinos que finalizó con la elección provisional de Eduardo Duhalde en enero de 2002.
- El estallido de la burbuja de las “.com” y las “telcos” que sacudió a todos los mercados bursátiles y dejó en un quebranto crónico a la industria tecnológica, que necesitaría más de una década para recuperarse.
- Las catastróficas inundaciones que asolaron la ciudad de Santa Fe entre abril y mayo de 2003, con una secuela diferente pero no menos dramática 4 años más tarde, entre marzo y abril de 2007.
Ante el peso de los efectos de la pandemia de COVID-19 en nuestro país y en la Región, nos inquiríamos con franca preocupación si seríamos capaces de descifrar las claves de lo desconocido –el porvenir inmediato– sobre la base de lo conocido.
Predecir el futuro a partir de lo que sabemos del pasado, ¿era una alternativa válida para encarar los reveses, o tan sólo astrología de revistas del corazón?
En nuestra próxima entrega te contamos cómo nos reconvertimos para el mundo reorganizado al influjo del nuevo coronavirus.
Te invitamos a curiosear nuestras últimas novedades
- Unicornios argentinos
Aunque mucha gente dice que son seres imaginarios, los empresarios e inversionistas de riesgo más innovadores de la actualidad no sólo creen en esta infrecuente raza de caballos cornúpetas, sino que los patrocinan y respaldan para que se desarrollen y crezcan amparados de todo mal. En todos lados se cuecen habas, dice el refrán, y pese a las dificultades locales, aquí también existen. Conocé cuántos y cuáles son los unicornios argentinos, y por qué son admirados y codiciados en el mundo. - Beverly Ricos S-21
Los Beverly Ricos era una vieja serie del siglo pasado que narraba la historia un campesino viudo y empobrecido que vivía junto a un pantano con su hija y su suegra y, mientras tratababa de cazar a tiros a una liebre, descubrió petróleo: al enterarse la “OK Oil Company” le pagó una fortuna por el derecho a perforar en su tierra. Las fortunas de las familias más poderosas –según Bloomberg– del mundo real de hoy, cual Beverly Ricos S-21, parecen haber encontrado en la pandemia del nuevo coronavirus a la liebre del viejo Jed Clampett. - Gracias
Gracias «totales» por la buena onda para superar con empatía, pasión, afecto, solidaridad, ternura, este tiempo difícil. Ojalá 2022 venga pleno de optimismo, de armonía, abrazos, energía, celebraciones, paz, confianza, reencuentros, salud, amor, Felicidad. Es el deseo sentido de quienes hacemos Veronese Producciones · Publiciad Integral / Organización de Eventos. - Tema del Viernes 17/12/2021
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